Czy wiesz, że od 1 stycznia 2025 roku wiele firm musi wdrożyć e-doręczenia?
To nie tylko nowy obowiązek, ale także szansa na usprawnienie komunikacji i zwiększenie bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów.
W dzisiejszym wpisie chciałabym przybliżyć Ci, dlaczego
e-doręczenia są kluczowe i jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie.
Dowiesz się, kto jest zobowiązany do wdrożenia e-doręczeń oraz jakie terminy obowiązują dla różnych podmiotów niepublicznych.
Kto jest zobowiązany do wdrożenia e-doręczeń?
| Podmioty niepubliczne | Termin wdrożenia |
|---|---|
| Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze | Od 1 stycznia 2025 roku |
| Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) | Od 1 stycznia 2025 roku |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 roku | Od 1 kwietnia 2025 roku |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) | Od 1 stycznia 2025 roku |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku | Od 1 lipca 2025 roku |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku | Od 1 października 2026 roku |
Zalety e-doręczeń
E-doręczenia to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim szereg korzyści:
- Szybkość i wygoda: Założenie skrzynki e-doręczeń pozwala na nadawanie i odbieranie „cyfrowego poleconego” bez konieczności wizyt na poczcie, stania w kolejkach czy czekania na listonosza. Możesz to zrobić z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, co jest szczególnie wygodne dla osób prowadzących działalność gospodarczą.
- Jednoznaczna identyfikacja: System e-doręczeń zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, co eliminuje ryzyko fałszerstw i nieautoryzowanego dostępu do korespondencji. To zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów.
- Potwierdzenia: Na każdym etapie realizacji przesyłki wystawiane są dowody, które potwierdzają nadanie i odbiór korespondencji. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach wymagających udokumentowanego nadania i dostarczenia dokumentów, np. w procedurach prawnych i administracyjnych.
- Szerokie zastosowanie: E-doręczenia mogą być używane nie tylko do korespondencji z urzędami, ale także między firmami, instytucjami pozarządowymi oraz osobami fizycznymi. Zdecydowanie zapewnia wygodną i bezpieczną wymianę dokumentów w działalności gospodarczej.
- Ekologia: Korzystanie z e-doręczeń przyczynia się do redukcji zużycia papieru i innych materiałów biurowych, nie muszę mówić jak korzystne jest to dla środowiska.
Dlaczego księgowa nie powinna mieć dostępu do e-doręczeń?
Może się wydawać, że księgowa powinna mieć dostęp do e-doręczeń, ale to nie jest najlepszy pomysł.
Dlaczego? Ponieważ dostęp do systemu e-doręczeń powinna mieć tylko osoba odpowiedzialna za zarządzanie tym procesem w firmie. Księgowa może mieć dostęp do poufnych informacji, które nie są jej potrzebne do wykonywania codziennych obowiązków. W systemie tym będzie korespondencja zarówno prywatna jak i firmowa. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest, gdy to przedsiębiorca ma dostęp do swojego systemu e-doręczeń.